Để xây dựng một hệ thống quản trị tài liệu nội bộ hiệu quả, hợp lý và dễ quản lý, chúng ta cần tuân thủ một số nguyên tắc: (1) Xây dựng quy trình tổng thể toàn doanh nghiệp, (2) Phân nhóm tài liệu, (3) Xác định số lượng quy trình cần có để kiểm soát các rủi ro tiềm ẩn có thể phát sinh, (4) Hướng đến người dùng để giúp người dùng tìm kiếm tài liệu một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất.